STATUTEN – vtv de oase

STATUTEN VERENIGING VAN VOLKSTUINDERS ‘VTV DE OASE’

DATUM VAN INGANG: 10 FEBRUARI 2024

Artikel 1 ALGEMENE BEPALINGEN: NAAM, ZETEL EN DUUR

De vereniging draagt de naam: Vereniging van Volkstuinders “VTV DE OASE”.
De vereniging is gevestigd te Enschede.
De vereniging is op één september negentienhonderd vierenzeventig voor onbepaalde tijd opgericht.

Artikel 2 DOEL

De vereniging heeft ten doel het bevorderen van het tuinieren door amateurs, een en ander in de ruimste zin van het woord.
De vereniging tracht dit doel onder meer te bereiken door:
Het verkrijgen, beheren en in stand houden van één of meerdere volkstuincomplexen;
Het bevorderen van milieuvriendelijk tuinieren;
Het geven van voorlichting over het kleinschalig kweken van bloemen, groente, fruit en kruiden en het organiseren van activiteiten, die het tuinieren als amateur betreffen;
Het onderhouden van een website.

Artikel 3 VERENIGINGSJAAR / BOEKJAAR

Het verenigingsjaar loopt van één januari tot en met éénendertig december.
Het boekjaar van de vereniging valt samen met het verenigingsjaar.

Artikel 4 LIDMAATSCHAP, TOELATING

De vereniging kent leden, partnerleden en ereleden.
Het lidmaatschap van de vereniging staat open voor meerderjarige personen.
Kandidaten voor een tuin op een bepaald complex kunnen zich melden op de website die door het bestuur wordt bijgehouden. Zodra het inschrijfgeld en de contributie is voldaan geeft het bestuur de door de kandidaat opgegeven gegevens onverwijld door aan het betrokken complexbestuur. Als het complexbestuur een tuin op het complex aan de kandidaat wil toekennen bevestigt zij dat aan het bestuur. Zolang nog geen tuin beschikbaar is plaatst het bestuur deze kandidaat op een wachtlijst.
Zodra een tuin beschikbaar is geeft het complexbestuur daarvan kennis aan het bestuur, waarna het bestuur bevoegd is de betreffende tuin aan deze tuinder in bruikleen te geven volgens de geldende huurvoorwaarden. Waar nodig geeft het complexbestuur eventuele van de geldende huurvoorwaarden afwijkende bepalingen door. Na bekrachtiging van de overeenkomst is de tuinder toegetreden als lid.
Het moment van toetreding moet blijken uit een door het bestuur aan het lid verstrekte kennisgeving van toetreding. Daarbij worden ook de statuten, de huurvoorwaarden en het reglement van het complex aan het lid verstrekt.
Het lid kan één of meer partnerleden aanmelden op de website die door het bestuur wordt bijgehouden. Het moment van toetreding als partnerlid blijkt uit een door het bestuur aan het partnerlid verstrekte kennisgeving van toetreding.
Bij overlijden van het lid of bij opzegging van de huur biedt het bestuur het eventuele geregistreerde partnerlid aan de huur van de tuin voort te zetten, mits het partnerlid gedurende een redelijke periode als partnerlid is geregistreerd. Indien meerdere partnerleden zijn geregistreerd wordt dit aanbod aan de als eerste geregistreerde gedaan. Indien het partnerlid de huur wil voortzetten treedt dit partnerlid toe als lid, met aanvaarding van de Huurvoorwaarden.
Ereleden worden op voordracht van het bestuur benoemd door de Algemene Ledenvergadering.
Het bestuur houdt een register bij van kandidaten, de wachtlijst, leden, partnerleden en ereleden. Het bestuur is bevoegd daartoe strekkende persoonsgebonden gegevens te bewaren.

Artikel 5 EINDE LIDMAATSCHAP

Het lidmaatschap eindigt:
Door overlijden van het lid;
Door schriftelijke opzegging door het lid. De opzegging dient uiterlijk op een november van het lopende jaar door het bestuur te zijn ontvangen. Bij opzegging van het lidmaatschap wordt de huur voor de tuin van dit lid uiterlijk tegen het einde van het kalenderjaar beëindigd. Betaalde huur of contributie worden niet terug betaald, tenzij het bestuur anders beslist. Indien na een november van een jaar wordt opgezegd, blijft het voormalige lid desalniettemin verplicht de contributie en de (huur)verplichtingen voor het volgende jaar te voldoen;
Door opzegging door het bestuur op de in artikel 13 lid 9 geregelde voordracht van een complexbestuur alsmede in het geval een lid na daartoe tweemaal schriftelijk te zijn aangemaand ook anderszins niet volledig aan zijn verplichtingen jegens de vereniging heeft voldaan;
Door ontzetting. Hiertoe kan door het bestuur worden overgegaan: Wanneer een lid handelt in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging en/of wanneer een lid door gedragingen of uitlatingen de belangen van de vereniging op onredelijke wijze schaadt.
Het betrokken lid wordt zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen veertien dagen van het besluit tot opzegging of ontzetting in kennis gesteld. Het betrokken lid is gerechtigd binnen één maand na verzending van de kennisgeving in beroep te gaan bij de eerst komende Algemene Ledenvergadering. Tot de behandeling van het beroep is het lid geschorst. Als de Algemene Ledenvergadering het beroep gegrond verklaart wordt het besluit tot opzegging of ontzetting ongedaan gemaakt.
Door de opzegging of ontzetting eindigt ook het partnerlidmaatschap van het eventuele door het vertrekkend lid geregistreerde partnerlid of –leden. Hierbij geldt het gestelde in artikel 4 lid 7.

Artikel 6 MIDDELEN

De middelen van de vereniging worden gevormd door:
Inschrijfgelden;
Contributies;
Huuropbrengsten voor het in gebruik geven van tuinen;
Schenkingen, erfstellingen en legaten;
Rente, boetes en alle andere wettige baten.

Artikel 7 CONTRIBUTIE, HUUR EN ANDERE VERPLICHTINGEN

De leden en partnerleden zijn verplicht tot het betalen van een jaarlijks door de Algemene Ledenvergadering vast te stellen contributie.
De Algemene Ledenvergadering stelt de voorwaarden vast waaronder een tuin aan een lid in huur wordt gegeven.
Ieder lid dient de verplichtingen die voortvloeien uit deze statuten en de huurvoorwaarden strikt na te komen.

Artikel 8 BENOEMING, SCHORSING EN ONTSLAG VAN HET BESTUUR

Het bestuur van de vereniging bestaat uit tenminste drie en maximaal zeven personen.
De voorzitter, de secretaris en de penningmeester worden in functie gekozen; de andere taken worden door het bestuur onderling verdeeld.
De bestuursleden worden uit de leden voor drie jaar benoemd door de Algemene Ledenvergadering. Aftreden geschiedt volgens een door het bestuur op te stellen rooster, met dien verstande dat de voorzitter, secretaris en penningmeester nimmer tegelijk mogen aftreden. Een aftredend bestuurslid is terstond herkiesbaar. Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt op het rooster de plaats in van zijn/haar voorganger.
Voor verkiezing van nieuwe bestuursleden kunnen zowel door het zittend bestuur als door de leden, kandidaten worden gesteld. Voor zover kandidaatstelling door de leden plaatsvindt, moeten de namen van de kandidaten uiterlijk vierentwintig uur vóór aanvang van de vergadering, waarin de bestuursverkiezing zal worden gehouden, schriftelijk of ingescand per e-mail aan het secretariaat van de vereniging worden opgegeven. Die opgave moet tenminste de namen van vijf leden bevatten die de kandidatuur met hun handtekening ondersteunen.
De Algemene Ledenvergadering kan een bestuurslid schorsen of ontslaan, indien hij in strijd met de wet, reglementen of besluiten van de vereniging handelt dan wel de belangen van de vereniging niet naar behoren behartigt.
Het bestuurslid dat is ontslagen dan wel geschorst of zijn functie heeft neergelegd, is verplicht de administratieve bescheiden en gegevensdragers die hij in zijn bezit heeft, binnen veertien dagen over te dragen aan een door het bestuur aan te wijzen bestuurslid.
In bestaande vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien. Een niet volledig bestuur blijft bestuursbevoegd.
Het bestuur en de leden van het bestuur kunnen niet door leden aansprakelijk worden gesteld voor schade, in welke vorm dan ook, van leden, huurder of andere gebruikers van tuinen.

Artikel 9 HET BESTUUR, TAKEN EN BEVOEGDHEDEN, VERTEGENWOORDIGING

Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging, behoudens die beperkingen die in de wet of de statuten worden vermeld.
Uit het bestuur kan een dagelijks bestuur worden gevormd, bestaande uit de voorzitter, secretaris en penningmeester. Aan dit dagelijks bestuur kan de dagelijkse leiding van de vereniging worden opgedragen.
Het bestuur vergadert zo dikwijls als drie bestuursleden dit nodig vinden, doch tenminste vijf keer per jaar.
Bestuursbesluiten worden genomen met meerderheid van stemmen. Bij staken van de stemmen beslist de voorzitter.
Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging in en buiten rechte.
Voor het beschikken over bank- en girosaldi van de vereniging is tot een bedrag van vijf honderd euro (€ 500,00) ineens en/of totaal een duizend euro (€ 1.000,00) per maand de handtekening van de penningmeester dan wel zijn/haar plaatsvervanger voldoende. Bij overschrijding van een van deze maxima is de machtiging van de voorzitter vereist.
Het bestuur kan besluiten tot het verlenen van volmacht aan een of meer van de bestuurders, alsook aan anderen, om de vereniging binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen.
Het bestuur betrekt het in artikel 13 lid 2 bedoelde complexbestuur bij de besluitvorming over alle onderwerpen die één of meer complexen aangaan. Het complex-bestuur wordt tijdig door het bestuur in de gelegenheid gesteld zich schriftelijk uit te laten over dat onderwerp en wordt desgevraagd in de gelegenheid gesteld de visie van het complexbestuur over dat onderwerp ook op een vergadering van het bestuur te geven.
Het bestuur is bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen, tot het beëindigen van de huur van tuincomplexen en tot het sluiten van overeenkomsten, waarbij de vereniging zich als hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, mits het bestuur daartoe vooraf toestemming van de Algemene Ledenvergadering heeft verkregen.
Het bestuur is bevoegd onder zijn verantwoordelijkheid de uitvoering van bepaalde onderdelen van zijn taak op te dragen aan een of meer commissies die door de Algemene Ledenvergadering worden benoemd.

Artikel 10 JAARVERSLAG/REKENING EN VERANTWOORDING

Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging zodanige aantekening te houden, dat daaruit te allen tijde haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.
Het bestuur brengt op een Algemene Ledenvergadering binnen vier maanden na afloop van het verenigingsjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de Algemene Ledenvergadering, zijn jaarverslag uit en doet, onder overlegging van een balans en een staat van baten en lasten, rekening en verantwoording over zijn in het afgelopen boekjaar gevoerde bestuur.
Na afloop van de termijn kan ieder lid deze rekening en verantwoording in rechte van het bestuur vorderen.
De Algemene Ledenvergadering benoemt jaarlijks uit de leden een commissie van tenminste twee personen, die geen deel mogen uitmaken van het bestuur. De commissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan de Algemene Ledenvergadering verslag van de bevindingen uit.
Het bestuur is verplicht aan de commissie alle door haar gewenste inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te vertonen en inzage van de boeken en bescheiden der vereniging te geven.
De taak van de commissie kan te allen tijde door de Algemene Ledenvergadering worden herroepen, doch slechts door de gelijktijdige benoeming van een andere commissie.
Het bestuur is verplicht de hierboven bedoelde bescheiden gedurende tien jaren te bewaren.

Artikel 11 ALGEMENE LEDENVERGADERING

Aan de Algemene Ledenvergadering komen alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan andere organen zijn opgedragen.
Jaarlijks, uiterlijk vier maanden na afloop van het boekjaar, wordt de Algemene Ledenvergadering gehouden. Het bestuur kan in de laatste drie maanden van het boekjaar een tweede Algemene Ledenvergadering uitschrijven.
In de eerste vergadering komen onder andere aan de orde:
Het jaarverslag en de rekening en verantwoording bedoeld in artikel 10 lid 2, met het verslag van de in artikel 10 lid 4 genoemde commissie;
De benoeming van die commissie voor het volgende verenigingsjaar en in alle Algemene Ledenvergaderingen:
Voorziening in eventuele vacatures;
Voorstellen van het bestuur of de leden, aangekondigd bij de oproeping van de vergadering.
De begroting voor het komende jaar wordt aan de Algemene Ledenvergadering voorgelegd en door het bestuur toegelicht. Ook worden de bedragen voor contributie, huurvergoeding per vierkante meter en alle andere op de huur betrekking hebbende bedragen vastgesteld.
Op voordracht van het bestuur stelt de Algemene Ledenvergadering voor het opvolgende boekjaar het budget (de zogenaamde complexvergoeding) vast dat per vierkante meter van het als volkstuin in gebruik zijnde gedeelte van ieder complex aan die complexen wordt toegekend. Op verzoek van het complexbestuur is het bestuur bevoegd het complex een aanvullend budget toe te kennen.
Tenminste een/tiende van het aantal leden kan het bestuur verzoeken tussentijds een Algemene Ledenvergadering te beleggen, en wel met opgave van de door de Algemene Ledenvergadering te behandelen agendapunten.
Zodra het volgens het vorige lid vereiste aantal verzoekers is bereikt roept het bestuur de Algemene Ledenvergadering binnen een maand bijeen.
De Algemene Ledenvergadering wordt bijeengeroepen op een termijn van tenminste veertien dagen, de dag van oproeping en die van de vergadering niet meegerekend, door convocaties aan het adres van ieder lid.
Indien het bestuur geen gehoor geeft aan een rechtmatig verzoek tot het houden van een Algemene Ledenvergadering zijn de verzoekers gerechtigd zelf een vergadering bijeen te roepen, met inachtneming van het in het voorgaande lid bepaalde. De verzoekers kunnen alsdan anderen dan bestuursleden belasten met de leiding van de vergadering en het opstellen van de notulen. Alle kosten van deze vergadering komen ten laste van de vereniging.
De Algemene Ledenvergadering wordt geleid door de voorzitter. Bij afwezigheid treedt één van de andere bestuursleden – door de aanwezige leden van het bestuur aan te wijzen – als voorzitter op. Wordt ook op deze wijze niet in het voorzitterschap voorzien, dan voorziet de vergadering daarin zelf.
Van het verhandelde in de vergadering worden door de secretaris of zijn plaatsvervanger notulen gemaakt, die op de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering ter goedkeuring worden voorgelegd en daarna door de voorzitter en de secretaris worden ondertekend.

Artikel 12 STEMRECHT EN BESLUITVORMING

Alle leden met uitzondering van hen die geschorst zijn, hebben toegang tot de Algemene Ledenvergadering. Zij, die geschorst zijn, hebben toegang tot de vergadering tijdens de behandeling van het agendapunt waarin het besluit tot hun opzegging of schorsing wordt behandeld en zijn bevoegd daarover het woord te voeren.
Ieder lid dat niet geschorst is heeft stemrecht en kan één stem uitbrengen. Ook partner- en ereleden hebben stemrecht. Ieder lid dat niet geschorst is kan zijn stem door een schriftelijk daartoe gemachtigd ander, niet geschorst lid, dan wel door zijn of haar echtgenoot/echtgenote of geregistreerde partner laten uitbrengen.
Alle besluiten in de Algemene Ledenvergaderingen worden genomen met gewone meerderheid van stemmen, tenzij de statuten een andere meerderheid voorschrijven.
Over voorstellen van financiële aard, welke niet op de agenda voorkomen, kan wel gesproken, maar niet beslist worden. Zij moeten worden aangehouden tot de volgende Algemene Ledenvergadering.
De voorzitter is niet verplicht een lid meer dan drie keer het woord over hetzelfde onderwerp te laten voeren, tenzij op uitdrukkelijk verlangen van de vergadering. Hij kan een spreker ook het woord ontnemen indien deze buiten de orde van de vergadering gaat. Hij is gerechtigd een ieder die de orde in de vergadering verstoort, het verder bijwonen van de vergadering te ontzeggen. De voorzitter kan, na overleg met het bestuur, de vergadering schorsen en verdagen.
Over personen wordt gestemd met gesloten, niet ondertekende briefjes, over zaken wordt mondeling gestemd. Blanco stembiljetten en stembiljetten waarop andere aantekeningen voorkomen dan die waaruit – volgens mededeling van de voorzitter vóór de stemming een keus kon worden gemaakt, worden als ongeldig beschouwd. Besluitvorming bij acclamatie is mogelijk, tenzij één of meer stemgerechtigden hoofdelijke stemming verlangt casu quo verlangen.
Bij staking van de stemmen over personen ter verkiezing van één hunner, wordt herstemd over de twee personen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht. Staken de stemmen wederom, dan beslist het lot. Bij staking van stemmen over één persoon geeft de stem van de voorzitter de doorslag. Bij staking van stemmen omtrent zaken wordt het voorstel aangehouden tot de eerste Algemene Ledenvergadering. Staken in die vergadering de stemmen weer, dan wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
Het tijdens de Algemene Ledenvergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter omtrent de uitslag van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover is gestemd over een niet-schriftelijk vastgelegd voorstel.
Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van het in het achtste lid bedoelde oordeel de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, wanneer de meerderheid van de vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.

Artikel 13 BESTUUR COMPLEXEN, TAKEN EN BEVOEGDHEDEN.

De vereniging beschikt over vijf complexen: Het Gallee, Bronsbergen, Hoge West/Laarmansheuvel, Lange en Korte Voren en Voorsterallee.
De leden van ieder complex kiezen, al dan niet uit hun midden, een bestuur, het complexbestuur.
Ieder complexbestuur bestaat uit minimaal drie leden, een voorzitter, secretaris en een penningmeester.
Het bepaalde in artikel 8 lid 2 tot en met 8 is van overeenkomstige toepassing, waarbij in plaats van Algemene Ledenvergadering de Algemene Ledenvergadering van het complex moet worden gelezen.
Het complexbestuur heeft tot taak het besturen van alle zaken die niet volgens de statuten zijn voorbehouden aan het bestuur en die uitsluitend het complex aangaan, waaronder in ieder geval het handhaven van de huurvoorwaarden en van het op grond van artikel 14 lid 3 vastgestelde complexreglement.
Het complexbestuur zendt het bestuur binnen een maand de notulen van de vergaderingen van het complexbestuur en de notulen van de Algemene Ledenvergadering van het complex.
De complexbesturen plegen overleg met elkaar zo vaak als door het bestuur dan wel één of meer complexbesturen noodzakelijk wordt geacht. De datum, de locatie en de agenda worden in overleg door de voorzitters vastgesteld.
Binnen een maand na afloop van het boekjaar stelt het complexbestuur een jaarrekening van het complex vast en verstrekt deze aan het bestuur. Het complexbestuur geeft desgevraagd aan het bestuur, telkens als daar volgens het bestuur aanleiding toe is, openheid over het gevoerde beleid en inzage in de financiële administratie van het complex.
Indien het complexbestuur van oordeel is dat een tuinder de huurvoorwaarden ook na ingebrekestelling door het complexbestuur niet naleeft draagt het complexbestuur aan het bestuur voor om het lidmaatschap van deze tuinder tussentijds op te zeggen. Het complexbestuur verstrekt het bestuur alle gegevens waarop zij deze voordracht baseert.

Artikel 14 COMPLEXVERGADERING

Op de Algemene Ledenvergadering van het complex is het bepaalde in artikel 11 lid 1, 3, 7, 8, 9, 10, 11 en artikel 12 lid 1 tot en met 9 van overeenkomstige toepassing.
Op de complexvergadering wordt op voordracht van het complexbestuur een begroting voor het komende boekjaar vastgesteld.
De complexvergadering stelt op voordracht van het complexbestuur -indien gewenst door de leden van het desbetreffende complex – een complexreglement op. Het complexreglement mag niet strijdig zijn met de huurvoorwaarden en de statuten.

Artikel 15 STATUTENWIJZIGING EN ONTBINDING

Een besluit tot wijziging van de statuten of tot ontbinding van de vereniging kan slechts worden genomen door de Algemene Ledenvergadering en wel met een meerderheid van tenminste twee/derde der geldig uitgebrachte stemmen.
In de oproep tot die vergadering moet ingeval van statutenwijziging de letterlijke tekst van die wijziging worden bijgevoegd of worden vermeld dat die tekst uiterlijk zeven dagen vóór de datum van de vergadering op één (of meer) door het bestuur te bepalen plaats(en) ter inzage ligt. Ingeval van voorgenomen ontbinding der vereniging moet uitdrukkelijk worden vermeld dat een voorstel tot ontbinding van de vereniging aan de orde zal komen.
Bij een statutenwijziging zullen de gewijzigde statuten eerst in werking treden van af de dag, waarop zij bij notariële akte zijn vastgelegd.
Bij besluit tot ontbinding geldt het volgende:
Het bestuur is belast met de vereffening van de zaken van de vereniging.
De bepalingen van de statuten zullen daarbij zoveel mogelijk van toepassing blijven.
Aan het batig saldo van de vereniging, dat overblijft nadat alle schulden en lasten, belastingen en andere verplichtingen, op de vereniging drukkende, zullen zijn voldaan, zal evenals aan alle overige bezittingen de bestemming worden gegeven, die daartoe bij het besluit tot ontbinding der vereniging zal worden vastgesteld.
Het archief van de vereniging zal alsdan aan een door de Algemene Ledenvergadering aan te wijzen natuurlijke- of rechtspersoon ter bewaring worden aangeboden.

Artikel 16 HUURVOORWAARDEN EN HUISHOUDELIJK REGLEMENT

De Algemene Ledenvergadering stelt huurvoorwaarden vast. In deze huurvoorwaarden worden regels gesteld met betrekking tot, onder meer, het lidmaatschap. De huur en het gebruik van een tuin, en voor al hetgeen het bestuur dienstig acht. De huurvoorwaarden mogen biet in strijd zijn met de statuten.
Wijziging van de huurvoorwaarden kan slechts geschieden krachtens een besluit van de Algemene Ledenvergadering.
De Algemene Ledenvergadering kan een huishoudelijk reglement vaststellen. In het huishoudelijk reglement kunnen, als aanvulling op rn detaillering van de statuten, nadere regelingen, richtlijnen en afspraken worden getroffen. Het Huishoudelijk Reglement mag niet in strijd zijn met de statuten.
Wijziging van het Huishoudelijk reglement kan slechts geschieden krachtens een besluit van de Algemene Ledenvergadering.

Artikel 17 SLOTBEPALING

In alle gevallen waarin deze statuten niet voorzien, beslist het bestuur.